Règles de fonctionnement du Conseil Syndical

Ce cahier des charges a pour objectif de décrire les règles de fonctionnement spécifiques au conseil syndical de la résidence Carré Monceau. Il vient compléter et préciser la règlementation en vigueur et le règlement de copropriété qui restent prioritaires en cas de conflit avec les règles décrites dans le présent document. Une fois approuvées par l’assemblée générale, ces règles seront applicables à tous les futurs conseillers syndicaux de la résidence.

Contexte

Le présent document vise à établir les règles et bonnes pratiques de fonctionnement du conseil syndical de la résidence Carré-Monceau. En effet, suite au Décret n° 2004-479 du 27 mai 2004 modifiant le décret n° 67-223 du 17 mars 1967 (D67), l’article 22 de ce dernier précise que le conseil syndical doit se munir de règles relatives à l’organisation et au fonctionnement du dit conseil. Ces règles doivent être votées par l’assemblée générale à la majorité de l’article 24 de la loi n°65-557 du 10 juillet 1965 (L65) :

« A moins que le règlement de copropriété n’ait fixé les règles relatives à l’organisation et au fonctionnement du conseil syndical, ces règles sont fixées ou modifiées par l’assemblée générale à la majorité de l’article 24 de la loi du 10 juillet 1965. »

Il faut rappeler que si un règlement du conseil syndical est obligatoire (D67 article 22), la nomination d’un président du conseil syndical l’est tout autant (L65 article 21) et que ce président n’est que l’animateur, le coordinateur des actions des conseillers syndicaux, sans aucun pouvoir décisionnel sur les affaires du syndicat (hormis la convocation d’une assemblée générale, sous condition stricte (D67 article 8))

Il convient aussi de noter que le règlement de copropriété Carré Monceau ne prévoit aucune disposition particulière concernant le fonctionnement et le rôle du conseil syndical (au-delà de ce qui est prévu par les textes législatifs mentionnés précédemment), ce qui renforce l’intérêt du présent document.

Missions du Conseil Syndical

Le conseil syndical a un rôle consultatif et de contrôle. L’article 21 de la loi L65 rappelle que :

• le conseil syndical assiste le syndic et contrôle sa gestion, essentiellement en donnant son avis au syndic ou à l’assemblée générale sur toutes questions concernant le syndicat, pour lesquelles il est consulté ou dont il se saisit lui-même. A cet effet, il peut prendre connaissance et copie de toutes pièces ou documents, correspondances ou registres se rapportant à la gestion du syndic et, d’une manière générale, à l’administration de la copropriété,
• le conseil syndical est obligatoirement consulté par le syndic pour tous les marchés et contrats dont le montant excède le seuil approuvé par l’assemblée générale,
• au moins une fois tous les trois ans, le conseil syndical procède à une mise en concurrence de plusieurs projets de contrats de syndic. Le conseil syndical peut se prononcer, par un avis écrit, sur tout projet de contrat de syndic. Si un tel avis est émis, il est joint à la convocation de l’assemblée générale, concomitamment avec les projets de contrat concernés.

L’article 26 du décret D67 précise, sans être limitatif, ce que doit être la mission du conseil syndical. Pratiquement dans notre résidence, cela consiste essentiellement à :

• contrôler la gestion du syndic en vérifiant la comptabilité, la répartition des dépenses, les conditions dans lesquelles sont passés et exécutés les marchés et tous les autres contrats relatifs à la copropriété,
• assurer une information auprès des copropriétaires quant au fonctionnement de la copropriété
• participer à l’élaboration des budgets prévisionnels et des ordres du jour d’assemblées générales,
• vérifier que les décisions votées par l’assemblée générale sont convenablement exécutées par le syndic (travaux réalisés dans les délais, les coûts et les conditions convenues),
• instruire les dossiers pour lesquels il a été mandaté par l’assemblée générale,
• proposer des améliorations de fonctionnement de la copropriété (petits travaux, prestations diverses, …) à soumettre à l’assemblée générale ou à mettre en œuvre directement dans les limites des seuils d’engagement décidés en assemblée générale

Il peut recevoir d’autres missions ou délégations de l’assemblée générale dans les conditions prévues à l’article 25 la loi L65 et à l’article 21 du décret D67.

En dehors de ces missions, le conseil syndical ou l’un de ses membres, y compris son président, ne peut prendre aucune décision engageant le syndicat sauf mandat expressément encadré par l’assemblée générale.

Pour l’exécution de sa mission, le conseil syndical peut prendre conseil auprès de toute personne de son choix. Il peut aussi, sur une question particulière, demander un avis technique à tout professionnel de la spécialité. Les conseils rémunérés doivent être pris auprès d’une personne qualifiée. Pour les questions juridiques, la personne consultée avec rémunération doit avoir légalement qualité pour donner des consultations juridiques. Le conseil syndical doit vérifier la qualification du professionnel consulté et s’en assurer la preuve.

Le conseil syndical devra être obligatoirement consulté par le syndic :

• pour le versement de provisions avant d’entreprendre des travaux urgents,
• pour les dépenses à engager dépassant le montant de l’enveloppe votée en assemblée générale.

Le président, ainsi que les conseillers syndicaux mandatés par le CS, sont les interlocuteurs principaux du syndic et assurent le relais entre ce dernier et les copropriétaires.

Enfin, l’article 22 du décret D67 indique que le conseil syndical rend compte à l’assemblée, chaque année, de l’exécution de sa mission (voir §15 du document).

Composition du Conseil Syndical

L’activité de Conseil Syndical, purement bénévole, demande une certaine implication. Il est recommandé que les membres du conseil soient suffisamment présents dans la résidence pour accomplir leurs missions, et qu’ils participent régulièrement aux réunions du Conseil.

Le conseil syndical Carré Monceau est composé d’au moins cinq (5) membres, de préférence en nombre impair pour faciliter les votes et comprenant si possible un représentant de chacun des bâtiments de la résidence. Le nombre maximal de membres est fixé à treize (13).

Chacun des membres est nominativement élu par l’assemblée générale. La durée du mandat court jusqu’à la tenue de l’assemblée générale annuelle suivante.

L’assemblée générale peut, si elle le juge à propos, désigner un ou plusieurs membres suppléants dans les mêmes conditions que les membres titulaires. En cas de cessation définitive des fonctions d’un membre titulaire entre deux assemblées générales, un conseiller suppléant (le cas échéant) le remplace immédiatement et sans avoir à convoquer une nouvelle assemblée. Les membres suppléants siègent au conseil au fur et à mesure des vacances, dans l’ordre de leur élection. Ils sont membres à part entière jusqu’à la date d’expiration du mandat du membre titulaire qu’ils remplacent. (D67 article 25).

Chaque membre du conseil syndical peut démissionner quand il le souhaite. L’assemblée générale peut, à tout moment, révoquer un ou plusieurs membres du conseil syndical. Toutefois, les membres n’en font plus partie automatiquement, à l’expiration de leur mandat. La révocation de tous les membres du conseil syndical est automatique à chaque assemblée générale annuelle.

Le conseil syndical n’est plus régulièrement constitué dès lors que plus d’un quart des sièges devient vacant (D67 article 25) ou si le nombre de conseillers passe en dessous du minimum requis (soit 5 membres) pour quelque cause que ce soit. Il faudra dans ce cas à nouveau réunir une assemblée générale pour procéder à l’élection d’un nouveau conseil syndical.

Le syndic, son conjoint, le partenaire lié à lui par un pacte civil de solidarité, ses ascendants ou descendants, ses préposés, même s’ils sont copropriétaires, associés ou acquéreurs à terme, ne peuvent être membres du conseil syndical.

Le président et le vice-président du conseil syndical

Le conseil syndical élit obligatoirement un(e) président(e) et un(e) vice-président(e) parmi ses membres, à la majorité de ceux-ci. (L65 article 21).

Le président anime les réunions du conseil syndical. En cas d’absence, le vice-président assure cette animation.

Le conseil syndical peut destituer le président et/ou le vice-président à tout moment par un vote à la majorité absolue des voix de l’ensemble des membres du conseil. En cas de démission ou de cessation de ses fonctions du président, le conseil syndical se réunit au plus tard dans les 15 jours qui suivent et élit un nouveau président parmi ses membres. Dans l’intervalle le vice-président, ou le membre le plus ancien du conseil syndical si le vice-président est lui-même absent, assure l’intérim.

Le président peut convoquer l’assemblée générale si :

• la convocation de l’assemblée générale a été demandée (par recommandé AR) par des copropriétaires représentant au moins 1/4 des millièmes de la copropriété et si le syndic ne le fait pas (D67 article 8)
• en cas de vacance du poste de syndic (démission, décès)

Au même titre que le nouveau syndic, le président peut engager une procédure judiciaire contre l’ancien syndic pour récupérer les fonds et archives en cas d’inertie de celui-ci pour les restituer.

Organisation interne du conseil syndical

Le conseil syndical est organisé en commissions investies de missions particulières. Le président du conseil syndical et le vice-président sont membres de droit de toutes les commissions. Les autres conseillers ne peuvent participer à plus de trois commissions (deux dans l’idéal) afin que l’investissement nécessaire ne soit pas trop important et leur permette de véritablement s’investir dans leur mission.

Chaque commission est autonome et légitime pour instruire au quotidien tous les sujets de son périmètre. Les commissions sont libres de s’organiser et de se réunir comme elles le souhaitent mais ne disposent d’aucun pouvoir décisionnel et ne peuvent donner avis qu’au conseil syndical. En revanche, les membres désignés peuvent contacter directement le syndic ou les prestataires en cas de besoin d’information ou pour le suivi des actions sur leur périmètre. Chaque commission rend compte systématiquement de son activité et des échanges avec les prestataires et/ou le syndic lors des réunions plénières du conseil syndical.

Le conseil syndical dans son ensemble est seul habilité à approuver les dépenses, les contrats ou toute orientation qui engagerait le syndicat (dans le respect des limites et mandats fixés par l’assemblée générale).

Liste des cinq commissions permanentes :

• La commission Finances est chargée de tous les aspects liés à la comptabilité, aux budgets et aux contrats :
  • contrôle périodique des dépenses et de la comptabilité du syndicat (assurée par le syndic),
  • préparation et suivi des budgets avec le syndic,
  • vérification et consolidation/suivi des informations relatives aux contrats (en particulier pour les contrats du syndic et de l’assurance de la résidence).
• La commission Communication est chargée de tous les aspects liés au bon fonctionnement du conseil syndical, à la communication vers les copropriétaires, à la préparation des assemblées générales :
  • organisation des réunions du conseil syndical (convocations, ordres du jour, compte-rendu),
  • préparation des assemblées générales avec le syndic (revue des résolutions, planification, vérification de la convocation avant diffusion)
  • communication vers les copropriétaires et habitants de la résidence en utilisant tous les moyens accessibles au conseil syndical (notes d’information, sondages, affichage, internet, …)
  • gestion et maintien des documents et informations de référence nécessaires au fonctionnement du conseil syndical (listes de copropriétaires/résidents, …)
• La commission Entretien (Gardien, Ménage et Jardin) est chargée de suivre tous les sujets liés au gardien, à l’entretien courant des parties communes (ménage) et au jardin
• La commission Chauffage et Plomberie est chargée de suivre tous les sujets liés à la chaufferie, à la fourniture en Eau/Gaz de la résidence et au comptage des consommations
• La commission Technique est chargée des études, du suivi du fonctionnement et de l’évolution des autres infrastructures de la résidence (ascenseurs, parkings, sécurité incendie, éclairage, …).

Pour tout marché nécessitant une mise en concurrence ou lorsque des dépenses extraordinaires sont nécessaires, les commissions constituent obligatoirement un cahier des charges. Avec le syndic, elles obtiennent le nombre de devis minimum décidé en assemblé générale (deux au minimum par défaut) et les éléments pour et contre permettant de proposer un choix objectif au conseil syndical. Elles présentent leurs projets à l’assemblée générale quand celle-ci doit prendre décision.

En complément des contrôles réalisés par le syndic, chaque commission est en charge de suivre la bonne exécution des contrats d’entretien/maintenance sur leurs domaines et avertit sans délai la commission finance et le syndic en cas de problème afin que les mesures adéquates puissent être mises en œuvre par le syndic vis à vis du prestataire défaillant (rappel du contrat, blocage de paiement, …).

Le syndic est le seul donneur d’ordres vis à vis du gardien et des prestataires externes.

Première réunion du conseil syndical dans une nouvelle formation

Le conseil syndical est dans une nouvelle formation après la tenue d’une assemblée générale au cours de laquelle tous ses membres ont été désignés. Dans la mesure du possible, les membres du conseil syndical se réunissent à la fin de l’assemblée générale qui les a désignés, pour décider de la date de la première réunion qui doit se tenir dans un délai maximum de quinze jours. Si la réunion n’a pas été tenue dans ce délai, le syndic la provoque en convoquant les conseillers.

Cette première réunion comporte impérativement au moins les points de décision suivants :

• la désignation du président du conseil syndical,
• la désignation du vice-président du conseil syndical,
• l’établissement de la liste des conseillers comportant les adresses des non-résidents et l’échange des indications leur permettant de communiquer,
• la mise en place des commissions.

Réunion ordinaire du conseil syndical

Le conseil syndical se réunit régulièrement (à titre indicatif, en général le premier mercredi de chaque mois). Il peut en outre, à tout moment, être réuni par le président soit sur son initiative s’il le juge utile, soit sur la demande d’un de ses membres, soit à la demande justifiée du syndic.

La participation du syndic ou son représentant qualifié est requise et obligatoire pour l’examen des questions dont il a demandé l’inscription à l’ordre du jour et pour la préparation de l’assemblée générale annuelle ainsi que pour fixer le calendrier préparatoire de celle-ci. Le président du conseil syndical l’avise de l’opportunité de sa présence aux autres réunions et l’informe des thèmes pour lesquels sa contribution sera attendue.

Les réunions du CS ne sont pas des réunions publiques et seuls les membres du CS ou les personnes invitées par le CS peuvent y participer. La participation aux réunions du CS de personnes non membres du CS ne peut donc se faire que sur demande préalable et après accord des membres du CS. Pour des raisons d’organisation, les copropriétaires concernés doivent impérativement soumettre leur demande au conseil syndical a minima 7 jours en avance en précisant le sujet à aborder pour permettre aux membres du CS d’accepter ou refuser la demande (à la majorité) en fonction de l’ordre du jour et de trouver ou louer un local adapté si nécessaire (au frais du syndicat).

Le président peut consulter les conseillers par écrit ou mail pour la préparation des réunions et l’opportunité d’y convoquer des tiers. La participation d’un tiers est limitée au temps d’examen de la question le concernant.

Les convocations sont notifiées par le président par courrier et/ou email. Elles mentionnent les questions faisant l’objet de l’ordre du jour, les points qui seront soumis à décision, la date, l’heure et le lieu de la réunion. Tout conseiller syndical titulaire peut notifier au président une demande d’inscription complémentaire à l’ordre du jour. Il lui appartient de la notifier également aux autres conseillers. Sauf urgence justifiée, seuls les sujets inscrits à l’ordre du jour et communiqués à l’ensemble des membres du conseil syndical au moins 2 jours avant la réunion du conseil syndical pourront donner lieu à un vote/une décision.

Une copie de la convocation est adressée au syndic s’il est invité ou demandeur. Ces convocations sont accompagnées, s’il y a lieu, des pièces et documents permettant une meilleure information préalable des conseillers (études, comparatifs, devis, …).

• L’ordre du jour doit toujours comporter au moins les sujets suivants :
• Les questions définies préalablement par le président
• Inscription des points complémentaires notifiés par un(des) conseiller(s)
• Les questions dont le syndic a demandé l’inscription
• Tour de table des différentes commissions qui doivent chacune rendre compte de leur activité passée depuis la dernière réunion, des sujets en cours et des problèmes éventuellement rencontrés
• Un point divers pour permettre d’inclure des sujets de dernière minute (sans décision)
• Confirmation de la date et organisation de la prochaine réunion

Si par manque de temps ou pour toute autre raison des points n’ont pu être traités, ceux-ci seront placés en début de l’ordre du jour de la prochaine réunion du conseil syndical.

Réunion d’urgence du conseil syndical

Dans les cas d’extrême urgence manifeste (incendie, inondation…), le conseil syndical peut être réuni sans formalité par son président, le syndic ou un des conseillers. L’objet de l’ordre du jour ne concerne que cette urgence.

Quorum

Le conseil syndical peut décider ou émettre un avis dès lors que cinq conseillers au moins sont présents. Si ce quorum n’est pas atteint, le conseil peut malgré tout se réunir et échanger sur les points courants sans qu’aucune décision ne soit prise.

Votes

Lorsque le quorum est atteint, les décisions du conseil syndical sont adoptées à la majorité simple de ses membres présents. Le vote par procuration n’est pas admis. En revanche les votes à distance sont possibles (décision soumise au vote par mail sur la base d’une question précise), sous réserve que le quorum soit atteint.

Chaque conseiller dispose d’une voix. En cas d’égalité des voix, y compris celle du président, un deuxième vote est remis à la prochaine réunion ou à distance. Si ce deuxième vote n’aboutit pas, un troisième vote est immédiatement organisé et la voix du président est prépondérante en cas de nouvelle égalité.

Préparation de l’assemblée générale

Le conseil syndical prépare avec le syndic les résolutions à proposer lors de l’AG. Il informe les copropriétaires au moins six semaines à l’avance de la date de l’assemblée générale. Lors de la réunion préparatoire de l’assemblée générale le syndic doit faire le nécessaire pour que tous les documents soient à jours et disponibles.

Comptes rendus des réunions du conseil syndical

Toutes les réunions ordinaires ou extraordinaires du conseil syndical donnent lieu à un compte-rendu. Le compte-rendu comprend :

• La liste des conseillers syndicaux présents, excusés et absents
• La liste des représentants éventuels du syndic
• La liste des intervenants externes au conseil syndical, copropriétaire ou professionnel (le cas échéant)
• La liste des points débattus comprenant :
  • La liste des principaux arguments énoncés (si besoin)
  • Les résultats nominatifs du vote (pour, contre et abstention) sauf en cas d’unanimité
  • La notification des raisons de(s) l’opposant(s) s’il(s) le désire(nt)
  • Les points contenus dans l’ordre du jour et reportés à la prochaine réunion
  • La date, l’heure et le lieu de la prochaine réunion

Les comptes rendus sont approuvés par l’ensemble des membres ayant assisté à la réunion, puis sont communiqués au syndic et à l’ensemble des conseillers. Ils sont ensuite diffusés à l’ensemble des copropriétaires selon les modalités adéquates (exemples : diffusion par mail aux co-propriétaires – sauf si ceux-ci souhaitent ne pas recevoir de mail –, mise en ligne sur le site du syndic, diffusion par courrier avec les appels de charge…). Ils ne doivent pas contenir d’informations d’ordre privé ou confidentielles.

Frais du conseil syndical

Les dépenses engagées par les membres du conseil syndical, y compris le président, dans l’exercice de leur mandat leur sont remboursées par le syndic sur présentation de pièces justificatives. Sauf urgence, l’engagement de frais est soumis à l’avis préalable des autres membres du conseil syndical. En cas d’urgence, la discussion a lieu tout de même, a postériori. La liste des frais remboursés au conseil syndical (avec le nom du membre, la justification, la date et le montant) est annexée au rapport annuel du conseil syndical et diffusée aux copropriétaires.

Les honoraires des techniciens par qui le conseil syndical peut se faire assister (techniciens du bâtiment, architectes, conseillers juridiques, comptables, associations d’aide aux copropriétaires, etc. …) ainsi que les frais de fonctionnement dudit conseil sont payés par le syndic dans le cadre des dépenses générales de l’administration de l’immeuble.

Accès aux documents

Le président doit fournir à tous les membres du conseil syndical, sans délai, copie de tous les documents et échanges avec le syndic.

Le conseil syndical doit fournir aux copropriétaires qui en font formellement la demande, copie des documents concernant la gestion de la copropriété de l’exercice en cours, à l’exception des documents comprenant des données personnelles ou confidentielles (exemple le Grand Livre). À charge pour lui de les demander au syndic.

Comptes rendus d’activité

Un compte rendu par écrit du contrôle et de l’assistance du syndic est fait à l’assemblée générale annuelle. Il est joint à la convocation avec les avis rendus obligatoires. En particulier, le président du conseil syndical ou ses membres désignés rendent compte :

• de l’exécution des délégations particulières que l’assemblée générale a pu confier au conseil syndical en application de l’article 21 du D67;
• des avis fournis au syndic à propos de la passation des marchés et contrats dont le montant unitaire est supérieur au seuil fixé par l’assemblée

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Règles de fonctionnement du Conseil Syndical approuvées par l’Assemblée Générale le 14 janvier 2019